Переїзд офісу – це завжди стрес та великі витрати для компанії. Особливо, якщо бюджет фірми обмежений. Але якщо виконати основні етапи релокації власними силами та заощадити на деяких послугах, можна успішно оптимізувати близько 30% витрат.
Далі наведемо перевірені лайфхаки, як можна зберегти бюджет і значно заощадити під час офісного переїзду. А якщо Ви все ж таки не хочете переїжджати самотужки — спробуйте замовити переїзд офісу в транспортній компанії, наприклад, тут https://crown-cars.com/uk/ofisnyj-perejizd/.
Як заощадити на етапі підготовки переїзду до нового офісу?
Дотримуючись цих п’яти основних правил на стадії організації, можна істотно скоротити витрати під час транспортування офісного майна:
- Для здійснення переїзду розподіліть всі завдання між співробітниками компанії та залученими помічниками. Складіть детальний перелік усіх необхідних заходів – від дрібних завдань з упаковки до координації вантажників. Розділіть їх на блоки за специфікою та складністю виконання та призначте відповідальних за кожен блок робіт.
- Складіть максимально докладний чек-лист всіх предметів, що підлягають перевезенню – від канцтоварів до серверних стійок. Це дозволить точно підрахувати обсяг вантажу, кількість транспортних одиниць та необхідну кількість вантажників.
- Використовуйте непотрібні коробки з-під техніки та меблів. З їх допомогою можна запакувати до 70% дрібних та середніх предметів. Витрачайте пухирчасту плівку і скотч бережливо, упаковуючи ними тільки крихкі речі.
- Залучайте співробітників та друзів для переїзду офісу. Якщо ж ви хочете заощадити час і сили співробітників під час переїзду, зверніться за допомогою до команди професійних вантажників.
- Проведіть інвентаризацію та виявите непотрібні меблі, техніку та інше майно. Продайте зайві речі через дошки оголошень або віддайте безкоштовно — це заощадить гроші на їх перевезенні.
Як оптимізувати витрати під час офісного переїзду?
Етап безпосереднього транспортування офісу до нового приміщення теж містить у собі чимало можливостей для оптимізації бюджету. Ось основні поради:
- Орендуйте недорогий транспорт без екіпажу – мінівени, невеликі вантажівки. Як вантажники можна заручитися допомогою колективу або знайомих. Обговоріть розмір грошової компенсації за допомогу у переїзді.
- Розробіть оптимальну схему завантаження речей з урахуванням частоти використання та крихкості. Наприклад, архівні коробки можна розмістити знизу, а зверху поставити монітори, принтери та системні блоки. Обов’язково запакуйте меблі та великогабаритні предмети в плівку — це захистить їх від подряпин та відколів під час транспортування.
- Перевозіть цінне та тендітне обладнання (сервери, АТС) в особистому автомобілі. Заздалегідь підготуйте машину, зачистивши та застеливши багажник, заднє або переднє сидіння. Обов’язково поверх м’якої підкладки (ковдри, поролону) покладіть кілька шарів пухирчастої упаковки, яка стане додатковою амортизацією.
Завдяки ретельній підготовці та застосуванню наших практичних порад можна заощадити до 45% бюджету на переїзд офісу.